Privacyverklaring

Inleiding

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de websites en applicaties van X-Logistics Solutions die een koppeling naar deze verklaring bevatten. Deze privacyverklaring is ook van toepassing op de marketing- en reclamepraktijken van X-Logistics Solutions waar en wanneer ernaar wordt verwezen. Deze verklaring is bedoeld om u te informeren over de manieren waarop wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.

Persoonsgegevens die we verzamelen

U kunt ervoor kiezen om persoonsgegevens aan ons te verstrekken, zodat we met u kunnen communiceren, uw bestellingen kunnen verwerken, diensten aan u kunnen verlenen of een dienstverband met u kunnen overwegen. Welke gegevens we verzamelen, is afhankelijk van de context van uw interacties met X-Logistics Solutions, de keuzes die u maakt, onder andere ten aanzien van uw privacy-instellingen, alsmede de producten en functies die u kiest. We kunnen de volgende persoonsgegevens verzamelen:

Naam en contactgegevens

Uw voor- en achternaam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer en andere soortgelijke contactgegevens om met u te communiceren, uw bestellingen te verwerken of producten of diensten aan u te leveren. Als u producten of diensten inkoopt namens een organisatie kunnen we ook de naam van uw werkgever verzamelen, evenals informatie over uw eerdere aankopen en online aankoopvoorkeuren.

Inloggegevens

Wachtwoorden, wachtwoordhints en soortgelijke beveiligingsinformatie die wordt gebruikt voor verificatie en accounttoegang.

Demografische gegevens

Gegevens over u zoals het land waar u woont en uw voorkeurstaal.

Betalingsgegevens

Gegevens die nodig zijn om uw betaling te verwerken als u aankopen doet, zoals uw creditcardnummer en de beveiligingscode die bij uw betaalkaart hoort.

Locatiegegevens

Wij kunnen nauwkeurige en onnauwkeurige gegevens over uw locatie verzamelen. Nauwkeurige locatiegegevens kunnen gegevens zijn van het Global Navigation Satellite System (GNSS) (bijv. GPS) of van nabijgelegen zendmasten en Wi-Fi-hotspots. Deze gegevens verzamelen wij wanneer u locatiegebaseerde producten of functies inschakelt. Onnauwkeurige locatiegegevens omvatten bijvoorbeeld een locatie die van uw apparaat is afgeleid of gegevens die met minder precisie aangeven waar u zich bevindt, zoals een stad of postcode.

Social-mediagegevens

We kunnen social-mediafunctionaliteit bieden waarmee u informatie kunt delen met uw sociale netwerken. Uw gebruik van deze functies kan resulteren in het verzamelen of delen van informatie over u door de desbetreffende sociale netwerksite. Bekijk het privacybeleid en de instellingen van de sociale netwerken die u gebruikt, zodat u een goed beeld krijgt van hun praktijken.

Sollicitaties/cv’s

Informatie uit sollicitatiebrieven/-formulieren/cv’s die u aan ons verstrekt wanneer u rechtstreeks of indirect solliciteert bij X-Logistics Solutions. U erkent dat uw sollicitatie gevoelige persoonsgegevens kan bevatten. X-Logistics Solutions gebruikt deze informatie om uw sollicitatie te evalueren en daarmee verband houdende activiteiten uit te voeren.

Feedback en productbeoordelingen

Informatie die u aan ons verstrekt en de inhoud van berichten die u naar ons stuurt, zoals feedback en productbeoordelingen die u schrijft, blogberichten of vragen en informatie die u verschaft voor klantenondersteuning. Wanneer u contact met ons opneemt via onze website, een X-Logistics Solutions applicatie of een helpdesk, bijvoorbeeld voor klantenondersteuning, dan kunnen telefoongesprekken of chatsessies met onze medewerkers worden gemonitord en opgenomen. Uw feedback, berichten en beoordelingen worden gebruikt om verbeteringen aan te brengen in onze producten en diensten.

Websitenavigatie

Informatie over uw bezoeken aan onze websites en uw surfgedrag. Dit kan gegevens over uw computer of mobiele apparaat omvatten, waaronder het IP-adres (Internet Protocol), het browsertype en de instellingen voor regio en taal. Dit wordt uitvoeriger beschreven onder ‘Cookies, webbakens en privacykeuzes’. We verzamelen deze informatie om bijvoorbeeld het aantal bezoekers van verschillende delen van onze websites te registreren, om uw ervaring op onze sites te personaliseren en om onze interacties met u op uw behoeftes af te stemmen.

Producten

Bepaalde producten verzamelen gegevens, bijvoorbeeld productregistratiegegevens, printerstatistieken, voorraadniveaus van consumables, apparaatconfiguraties en -instellingen, softwareversies en storingscodes. X-Logistics Solutions gebruikt deze informatie voor productverbetering, facturering, het genereren van rapporten, automatische aanvulling van verbruiksartikelen en ondersteuningsdiensten.

Bronnen van derden

Wij verkrijgen ook gegevens van derden. Uit welke bronnen van derden we putten, kan over een langere periode variëren. Het zijn echter altijd bronnen die door ons geloofwaardig worden geacht en die publiekelijk of op commerciële basis beschikbaar zijn. Deze omvatten onder andere:

• Gegevensmakelaars (‘data brokers’) van wie we demografische gegevens kopen ter aanvulling van de gegevens die we zelf verzamelen.
• Sociale netwerken wanneer u een X-Logistics Solutions product toestemming geeft om toegang te krijgen tot uw gegevens op een of meer netwerken.
• Aangewezen personen of afdelingen binnen uw bedrijf (bijvoorbeeld een medewerker van uw IT-afdeling) bij het verlenen van diensten aan u.
• Partners met wie wij diensten onder eigen merk aanbieden of gezamenlijke marketingactiviteiten ontplooien. Als u X-Logistics Solutions diensten of producten koopt bij een X-Logistics Solutions partner kunnen wij bepaalde informatie over uw aankoop van die partner ontvangen.
• Fraudepreventie- of kredietrapportagebureaus in verband met kredietbeoordelingen; en
• Publiekelijk beschikbare bronnen, zoals open overheidsdatabanken of andere gegevens in het publieke domein.

Hoe wij persoonsgegevens gebruiken

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens met uw toestemming, zoals wettelijk vereist is of zoals noodzakelijk is om de legitieme belangen van X-Logistics Solutions te behartigen, bijvoorbeeld om: (i) producten en diensten aan u te leveren; (ii) onze bedrijfsactiviteiten te beheren; (iii) onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen; (iv) direct marketing uit te voeren; (v) fraude te voorkomen; en (vi) de veiligheid van onze systemen en onze klanten te waarborgen.

Persoonsgegevens die uit hoofde van uw zakelijke functie worden verzonden, kunnen worden samengevoegd met gegevens uit beschikbare zakelijke databases. X-Logistics Solutions maakt gebruik van persoonsgegevens om:

• Te reageren op uw vragen en met u te communiceren.
• Klantenondersteuning te bieden.
• Nieuws, updates of handige tips over X-Logistics Solutions producten en diensten met u te delen.
• U te informeren over speciale aanbiedingen en andere reclame.
• U in staat te stellen om u aan te melden voor online diensten.
• Sollicitaties te ontvangen en evalueren.
• Onze producten, diensten, technologieën, communicatie en relaties op u af te stemmen, te analyseren en te verbeteren.
• De door u aangevraagde producten en diensten te leveren.
• U in kennis te stellen over administratieve zaken die verband houden met uw X-Logistics Solutions producten of diensten; en
• In geval van een fusie of overname van X-Logistics Solutions of een aanzienlijk deel van zijn activa, persoonsgegevens bekend te maken of over te dragen aan de overnemende respectievelijk de overgenomen partij.

Hoe wij persoonsgegevens delen

Wij delen uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om een transactie te voltooien of een product of dienst te leveren zoals door u is aangevraagd of geautoriseerd. Wanneer u bijvoorbeeld betalingsgegevens verstrekt om een aankoop te doen, delen wij uw betalingsgegevens met banken en andere organisaties die betalingstransacties verwerken of andere financiële diensten verlenen, en om fraude te voorkomen en kredietrisico’s te beperken.

We wisselen persoonsgegevens uit met gelieerde ondernemingen om onze bedrijfsvoering efficiënter te maken. We delen ook persoonsgegevens met leveranciers of vertegenwoordigers die namens ons werken voor de doeleinden die worden beschreven in deze verklaring of in onze contracten met u. Bedrijven die we bijvoorbeeld hebben ingehuurd om klantenservice te bieden of om te assisteren bij het onderhouden en repareren van producten met gebruikmaking van onze systemen en diensten hebben mogelijk toegang nodig tot persoonsgegevens om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren. In dergelijke gevallen zijn deze bedrijven contractueel verplicht om onze vereisten op het gebied van privacy en beveiliging van gegevens na te leven en mogen ze de persoonsgegevens die ze van ons hebben ontvangen niet voor andere doeleinden gebruiken. We kunnen ook persoonsgegevens openbaar maken als onderdeel van een zakelijke transactie, zoals een fusie of verkoop van activa.

Ten slotte zullen wij persoonsgegevens doorgeven of openbaar maken wanneer wij te goeder trouw menen dat dit noodzakelijk is om:

• Te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of te reageren op rechtsgeldige juridische procedures, met inbegrip van procedures die in gang zijn gezet door rechtshandhavingsinstanties of andere overheidsinstellingen.
• Onze klanten te beschermen, bijvoorbeeld om pogingen tot oplichting van gebruikers van onze producten te voorkomen, of om ernstig letsel van personen (met mogelijk zelfs de dood tot gevolg) te helpen voorkomen; of
• De beveiliging van onze producten in werking te stellen en te onderhouden, met inbegrip van het voorkomen of stoppen van een aanval op onze computersystemen of -netwerken.

Waar we persoonsgegevens verwerken en opslaan

Persoonsgegevens die door X-Logistics Solutions worden verzameld, kunnen worden overgedragen naar, opgeslagen en verwerkt in uw regio, de Verenigde Staten of enig ander land waar X-Logistics Solutions of zijn dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, onderaannemers, vertegenwoordigers of partners een vestiging hebben. Onze dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, onderaannemers, vertegenwoordigers en partners zijn contractueel verplicht om alle persoonsgegevens te beschermen die zij van ons ontvangen. Zij mogen de persoonsgegevens niet voor enig ander doel gebruiken dan het leveren van de diensten zoals geïnstrueerd door X-Logistics Solutions. We nemen ook maatregelen om een adequate bescherming te bieden voor elke overdracht van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Onze privacyrichtlijnen worden jaarlijks gecommuniceerd aan X-Logistics Solutions medewerkers als onderdeel van ons verplichte trainingsprogramma. We nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat de gegevens die we verzamelen op grond van deze privacyverklaring worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van deze verklaring en de eisen die de toepasselijke wetgeving stelt, ongeacht waar de gegevens zich bevinden. Soms dragen wij persoonsgegevens vanuit de Europese Economische Ruimte en Zwitserland over naar andere landen. In dat geval maken we gebruik van verschillende juridische mechanismen, waaronder contracten, om te waarborgen dat alle vereiste rechten en beschermingsmaatregelen van toepassing zijn op uw gegevens.

Opslagtermijn

X-Logistics Solutions bewaart persoonsgegevens zolang als nodig is om de door u aangevraagde producten en diensten te leveren en transacties uit te voeren of zolang als voor andere essentiële doeleinden nodig is, zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en het afdwingen van onze overeenkomsten. De werkelijke bewaartermijnen kunnen variëren. Onder andere de volgende criteria bepalen de bewaartermijnen: (i) hoe lang persoonsgegevens nodig zijn om onze producten te leveren of ons bedrijf uit te oefenen; (ii) of de persoonsgegevens gevoelige persoonsgegevens zijn; en (iii) of X-Logistics Solutions onder een wettelijke, contractuele of soortgelijke verplichting staat om de gegevens te bewaren.

Uw rechten ten aanzien van persoonsgegevens

U hebt keuzes met betrekking tot de gegevens die we verzamelen. Wanneer u om persoonsgegevens wordt gevraagd, kunt u dit weigeren. Als u er echter voor kiest om geen gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het leveren van een product of functie, is het mogelijk dat u dat product of die functie niet kunt gebruiken.

• Als u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens, hebt u te allen tijde het recht om uw toestemming voor toekomstige verwerking in te trekken.
• Voor zover van toepassing hebt u het recht om ons te verzoeken om (i) u toegang te geven tot uw persoonsgegevens en deze aan u te doen toekomen, (ii) uw persoonsgegevens over te dragen en (iii) uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen.
• U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen of beperkingen op te leggen aan de verwerking van uw persoonsgegevens.
• U hebt het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing; en
• U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder of autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

U kunt contact opnemen met X-Logistics Solutions om de juistheid van uw persoonsgegevens te controleren of om ons te vragen om uw gegevens bij te werken of te verwijderen. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen naar info@x-logisticssolutions.nl. Vermeld “Privacy” in de onderwerpregel en licht uw verzoek toe in het bericht. X-Logistics Solutions behoudt zich het recht voor uw identiteit te controleren en de reikwijdte en het aantal van uw verzoeken aan te passen. In bepaalde gevallen kan uw verzoek worden afgewezen op grond van een legitieme uitzondering of wanneer het bij wet verboden is om een dergelijk verzoek in te willigen.

Kinderen

Geen enkel deel van de website van X-Logistics Solutions is bedoeld voor kinderen jonger dan 13 jaar (of een hogere leeftijd waarop een persoon nog als kind wordt gedefinieerd door de lokale wetgeving, indien van toepassing). X-Logistics Solutions verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen en richt zijn website of producten niet op kinderen.

Beveiliging van persoonsgegevens

X-Logistics Solutions spant zich in om de veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en onderhoudt strikte toegangscontrole met het oog daarop. We hanteren redelijke en toepasselijke fysieke, technische en administratieve procedures ter bescherming van de persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken. Alleen bevoegd X-Logistics Solutions personeel, en dat van onze dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, vertegenwoordigers en partners, mag informatie verwerken die aan X-Logistics Solutions wordt verstrekt.

X-Logistics Solutions websites slaan persoonsgegevens op in met een wachtwoord beveiligde omgevingen op servers die onderworpen zijn aan het beleid, de normen en de procedures van X-Logistics Solutions inzake informatiebeveiliging. We gebruiken verschillende beveiligingstechnologieën en -procedures om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking. Wij slaan uw persoonsgegevens bijvoorbeeld op in computersystemen die beperkt toegankelijk zijn en zich bevinden in ruimten waar toegangsbeheer wordt toegepast. Wanneer we gevoelige persoonsgegevens (zoals wachtwoorden) via internet verzenden, beschermen we deze door gebruik te maken van encryptie.

Cookies, webbakens en privacykeuzes

Wat is een cookie?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geplaatst door websites die u bezoekt. Ze worden op grote schaal toegepast om websites efficiënt te laten werken en om informatie te verstrekken aan de eigenaar van de site. Cookies zijn nuttig omdat ze een website in staat stellen om uw apparaat te herkennen, zodat u efficiënt kunt navigeren tussen pagina’s. Daarbij worden uw voorkeuren onthouden en wordt uw browse-ervaring verbeterd.

Hoe gebruikt X-Logistics Solutions cookies?

X-Logistics Solutions gebruikt cookies om statistieken te genereren over herkomst en gedrag van bezoekers, terugkerende bezoekers te herkennen en het navigeren op de website te vergemakkelijken. De cookies slaan uw land en taal op, samen met een toegewezen willekeurige sessie-ID. In sommige gevallen slaan de cookies naam- en adresgegevens op, zodat u deze niet meermaals in verschillende formulieren hoeft in te voeren. De cookie-informatie die X-Logistics Solutions verzamelt, helpt ons om het aantal bezoekers van onze websites in de loop van de tijd bij te houden en te bepalen of het om nieuwe of herhalingsbezoeken gaat.

Wat is een webbaken?

Een webbaken is een elektronisch beeld dat kan worden gebruikt om een cookie op uw computer of ander apparaat te herkennen wanneer u een webpagina of e-mail bekijkt.

Hoe gebruikt X-Logistics Solutions webbakens?

X-Logistics Solutions en onze externe reclamepartners kunnen webbakens gebruiken op onze websites, in onze e-mails en in onze advertenties op andere websites om de effectiviteit van onze websites en onze advertenties te meten.

Kan ik cookies en webbakens blokkeren?

Ja, als u cookies wilt inschakelen, uitschakelen of verwijderen, kunt u dit instellen in uw browser. Raadpleeg het ‘Help’-menu van uw browser voor meer informatie. Als u het gebruik van cookies blokkeert, kunt u sommige functies op de X-Logistics Solutions websites niet gebruiken.

Communicatievoorkeuren

X-Logistics Solutions kan u commerciële e-mail sturen met reclame voor onze producten en diensten. Op onze websites kunt u zich ook abonneren op diverse product- en dienstspecifieke communicatie. Indien u geen commerciële e-mails van X-Logistics Solutions meer wenst te ontvangen, kunt u zich uitschrijven via de ‘opt-out’-koppeling in het e-mailbericht. U kunt ook uw afmeldingsverzoek richten aan:

Contact opnemen met X-Logistics Solutions

Vragen of opmerkingen met betrekking tot deze privacyverklaring kunt u richten aan info@x-logisticssolutions.nl o.v.v. ‘privacy’.

U kunt ook per post contact met ons opnemen via bovenstaand adres.

Wijzigingen

X-Logistics Solutions behoudt zich het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd bij te werken. Wanneer we wijzigingen aanbrengen, zullen we de inhoud van deze privacyverklaring en de ingangsdatum ervan herzien.

Ingangsdatum verklaring: 10-08-2025.